ป้องกันความผิดพลาด นับสต๊อกสินค้าได้แม่นยำ ทำตาม 5 วิธีนี้! 

“การรักษาความแม่นยำของสต๊อกสินค้าคงคลัง ถือว่าเป็นสิ่งที่ท้าทายอันยิ่งใหญ่ของผู้ค้าปลีกที่ต้องเผชิญในทุกวันนี้”

เลือกเรื่องที่จะอ่านเลย ☟

การนับรอบสต๊อกสินค้าคืออะไร?

1. พิจารณาช่วงเวลาการนับ
2. เช็คสินค้าบนชั้นวางและสินค้าคงคลังให้ละเอียด
3. การเริ่มนับ
4. ดำเนินการปรับปรุงสินค้าในสต็อก
5. ผลพลอยได้จากการนับรอบสินค้า

ไม่ว่าคุณจะเปิดร้านค้าปลีกแบบไหนก็ตาม ในแต่ละวันคุณอาจจะต้องเจอกับ สินค้ามีจำนวนไม่พอขายบ้าง สินค้าไม่ตรงกันกับจำนวนในเอกสารบ้าง 

ซึ่งมันก็อาจจะมาจาก.. ความผิดพลาดของพนักงาน, การเปลี่ยนแปลงสินค้า, สินค้ามีความเสียหาย, และปัญหาอื่น ๆ อีกมากมาย

‘ทุกกระบวนการที่เราพูดมา.. 

มันง่ายมากเลยที่สินค้าจะหายไปจากคงคลังก่อนที่คุณจะรู้ตัว’

ฉะนั้น.. บทความนี้ PN Storetailer จะมาบอกเคล็ดลับ(ที่ไม่เป็นความลับ) มาให้คุณป้องกันจำนวนที่ผิดพลาดของสินค้า 

โดยการใช้ Cycle Counting หรือ “การนับสต๊อกสินค้าเป็นรอบ”  ให้เกิดความแม่นยำมากที่สุด ตามมาดูกันค่ะว่าจะต้องทำยังไงบ้าง 🙂 

การนับสต๊อกสินค้าเป็นรอบคืออะไร? 

การนับสต๊อกสินค้าเป็นรอบ (Cycle Counting) คือการนับจำนวนสินค้าบางส่วนอย่างต่อเนื่อง โดยหลักการคือจะต้องนับบ่อย ๆ ซึ่งอาจจะนับเป็นรายวัน หรือรายสัปดาห์ก็ได้

เป้าหมายคือ ทำขึ้นเพื่อไม่ให้คุณต้องนับสินค้าคงคลังทั้งหมดภายในทีเดียว ซึ่งอาจทำให้มีสต็อกตกค้าง รวมถึงต้องหยุดกิจการหลายวันเพื่อนับสต๊อก อีกทั้งยังเพิ่มความแม่นยำของสินค้าในสต็อกได้มากกว่าเดิมด้วยค่ะ

1. พิจารณาช่วงเวลาการนับ 

อย่างที่เราได้บอกตั้งแต่แรกนะคะ ว่าการนับสต๊อกสินค้า จะต้องนับเฉพาะบางส่วน สิ่งที่คุณควรทำอย่างแรกเลยคือ “วางแผนว่าจะนับสินค้าส่วนไหนก่อนในช่วงเวลาที่กำหนด” โดยเรานำวิธีมาให้คุณเลือกตามนี้ค่ะ

• ใช้วิธีการ ABC

ผู้เชี่ยวชาญด้านการค้าปลีกและสินค้าคงคลังส่วนใหญ่ แนะนำให้ใช้วิธี ABC เพื่อแบ่งประเภทสินค้าที่จะนับ ซึ่งการนับแบบนี้ จะนับสินค้าที่มีมูลค่าสูงสุด (หรือแพงที่สุด) บ่อยกว่าสินค้าประเภทอื่น

วิธีการนับจะเป็นแบบนี้ค่ะ

1. เอาสินค้าส่วนที่แพงที่สุดไว้กลุ่ม A , เอาสินค้าส่วนที่แพงรองลงมาไว้กลุ่ม B, เอาสินค้าส่วนที่ถูกที่สุดไว้ C 
2. จากนั้นกำหนดว่าแต่ละกลุ่มจะได้ถูกนับบ่อยแค่ไหน แต่เราขอแนะนำให้นับกลุ่ม A บ่อยสุด 

ภาพตัวอย่างตารางการนับสินค้า จาก vendhq

• พิจารณาฤดูกาล

อีกสิ่งหนึ่งที่คุณควรพิจารณาคือ การนับ Stock สินค้าในช่วงฤดูกาล ถ้าสินค้าประเภทไหนอยู่ในช่วงฤดูกาลนั้น ๆ ก็ต้องนับบ่อยขึ้น 

Matthew Hudson ผู้เชี่ยวชาญด้านการค้าปลีกเขียนไว้ใน The Balance ว่า 

“ ควรแก้ไขข้อผิดพลาดของสินค้าที่ขายอยู่ในปัจจุบัน เพราะผลประโยชน์ที่แท้จริงจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อคุณสามารถจัดการทุกอย่างได้แบบตรงจุดทันที ในขณะที่สินค้ากำลังขายดีอยู่ “

(อ้างอิงจาก thebalancesmb ) 

พูดง่าย ๆ คือ การนับสต๊อกจะต้องนับสินค้าให้อัพเดทตามปัจจุบันในช่วงของฤดูกาลนั้น ๆ

ลองมาดูตัวอย่างที่อาจจะช่วยให้เข้าใจง่ายขึ้นกันนะคะ หากคุณเปิดร้านมินิมาร์ท

• ในช่วงเทศกาลปีใหม่ สินค้าที่จะขายดีมาก ๆ คือ กระดาษห่อของขวัญ, ริบบิ้น, สก็อตเทปใส, หมวกคริสต์มาส 
• ในเทศกาลสงกรานต์ จะมีสินค้าที่ต้องนำมาสต็อกอย่างเช่น ปืนฉีดน้ำ, ซองใส่มือถือกันน้ำ, แว่นตากันน้ำ, แป้ง และอื่น ๆ 

แน่นอนว่าสินค้าเหล่านี้ บางอย่างมันสามารถเก็บเข้าคลังไว้ขายในปีหน้าได้ ในช่วงใกล้เทศกาลนั้น ๆ คุณก็จะต้องนับสต๊อกบ่อยเป็นพิเศษ และช่วงเวลาแบบ Real-time ก็จะต้องนับถี่กว่าเดิมเพื่อเช็คว่าสินค้าเพียงพอต่อลูกค้าหรือไม่นั่นเองค่ะ 

• นับแบบตามใจ

คุณสามารถนับสินค้าในสต็อกแบบตามใจได้ค่ะ แต่ต้องนับแบบเป็นระบบด้วยนะ

ตัวอย่างเช่น  

1. นับตามตำแหน่งที่ตั้งอยู่บนชั้นวางสินค้า  ในส่วนนี้คุณอาจจะดูจากแผนภาพ Planogram ก่อนก็ได้ เพื่อจะได้ดูตำแหน่งแบบภาพรวมอย่างละเอียดก่อน แล้วเริ่มนับจากชั้นวางที่ 1-3 ก่อน วันถัดมาอาจจะนับจากชั้นวางสินค้าที่ 4-6 ก็ได้
2. นับสต๊อกตามยี่ห้อ อันนี้ก็ขึ้นอยู่กับว่าผลิตภัณฑ์ไหนมีความสำคัญกับคุณมากที่สุด แต่ไม่ว่าคุณจะนับสต๊อกแบบใด คุณก็จำเป็นต้องทำทุกอย่างให้เป็นระบบและเป็นแบบแผนซะก่อน เพื่อความรอบคอบ จะได้ไม่ผิดพลาดทีหลังนะคะ 🙂 

คุณสามารถอ่านเกี่ยวกับเรื่องการจัดการคลังสินค้าได้ในบทความที่เราเขียนไว้ในเว็บไซต์ PN Steel คลิก → จัดการคลังสินค้าอย่างไร.. ให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด

2. เช็คสินค้าบนชั้นวางและสินค้าคงคลังให้ละเอียด

ในกรณีจะพูดถึงร้านค้าที่มี ระบบซอฟต์แวร์ POS ที่มันจะตัดสต็อกอัตโนมัตินะคะ แน่นอนว่าการนับรอบสินค้านั้น ถ้าคุณมีซอฟต์แวร์ POS มันจะช่วยให้ง่ายขึ้นในการนับและตรวจเช็คสินค้า 

แต่อย่าลืมว่าบางครั้งมันอาจจะมีความผิดพลาด คุณจึงต้องเข้าไปตรวจเช็คสินค้าจริงบน ชั้นวางสินค้า และเช็คสินค้าคงคลังให้ละเอียดอีกที

ตรวจสอบว่าไม่มีสินค้าชิ้นไหนที่บาร์โค้ดพัง สินค้าได้รับการติดฉลากบาร์โค้ดอย่างถูกต้องทุกอัน เพื่อให้มั่นใจว่าจำนวนสินค้ามันตรงกับจำนวนในระบบจริง ๆ

อ่านบทความอื่นเพิ่มเติม :

• จัดการทุกอย่างในร้านค้าให้ง่ายราวกับดีดนิ้ว!! ด้วย “ระบบ POS” 
• มาเพิ่มยอดขายให้ร้านค้าของคุณด้วย Planogram กันเถอะ!

3. การเริ่มนับ 

ในการเริ่มนับ “สต๊อกสินค้า” คุณจะต้องเช็คให้แน่ใจว่า การเติมสต๊อก, ใบสั่งซื้อสินค้า, การโอนสินค้าเข้าคลัง  หรือกระบวนการเกี่ยวกับการจัดเรียงสินค้าทั้งหมดนั้นให้นิ่งมากที่สุดซะก่อน จึงจะเริ่มนับได้ค่ะ 

ต่อมาต้องดูสินค้าในระบบไปด้วย และนับสินค้าจริงไปด้วยพร้อม ๆ กัน โดยขั้นตอนนี้อาจจะกำหนดให้มีคน 2 คนแยกกันนับ แล้วนำข้อมูลที่ได้มาเปรียบเทียบกัน เพื่อให้ทราบว่าตัวเลขตรงกันหรือไม่ ถ้าไม่ตรงก็ตรวจสอบตรงจุดนั้นอีกครั้งเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องค่ะ

4. ดำเนินการปรับปรุงสินค้าในสต็อก 

พอนับเสร็จแล้วให้ตรวจสอบว่าทุกอย่างตรงกันไหม ทีนี้ก็กำหนดแนวทางที่คุณจะดำเนินการต่อไป

เช่น ถ้าสังเกตว่าจำนวนตัวเลขมันไม่ตรงกันกับระบบ สิ่งที่ควรคิดต่อมาคือ ควรจัดระเบียบให้มากขึ้นไหม? , มีการโจรกรรมเกิดขึ้นหรือไม่? 

การแก้ไขทำได้โดยการ.. เวลาจัดสต็อกก็ให้หมั่นตรวจสอบจำนวนสินค้ากับตัวเลขในระบบเป็นประจำ เพื่อไม่ให้เกิดความคลาดเคลื่อนตามมาค่ะ  

5. ผลพลอยได้จากการนับรอบสินค้า

เรารู้กันดีอยู่แล้วว่า จุดประสงค์หลักของการนับรอบสินค้าในสต็อกคือ ‘การรักษาความถูกต้องของสินค้าคงคลังให้ตรงกัน’

แต่ผลประโยชน์ที่ตามมาก็คือ

• คุณจะบริหารร้านได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น 
• ร้านค้าจะมีระบียบมากยิ่งขึ้น 
• ป้องกันการโจรกรรมที่จะเกิดขึ้นได้รัดกุมมากขึ้น 

✔ สรุป 

หากคุณนำวิธีการนับรอบสินค้าแบบนี้ไปใช้กับร้านค้าปลีกของคุณ และทำเป็นประจำอย่างต่อเนื่อง

สินค้าคงคลังของคุณจะมีความถูกต้องและแม่นยำสูงมาก

รวมถึงมีความผิดพลาดเกิดขึ้นน้อยมาก เพราะมีการตรวจสอบสินค้าอยู่ตลอดเวลา และยังมีประโยชน์อื่น ๆ คือ

ร้านค้าจะเป็นระเบียบ ไม่มีการขโมยเกิดขึ้น อีกทั้งคุณก็ไม่ต้องหยุดหลาย ๆ วันเพื่อทุ่มเทให้กับการนับสต๊อกสินค้าทั้งหมดอีกด้วย ยังไงก็ลองไปปรับใช้กับร้านค้าของคุณดูนะ

ต่อไปจะมีความรู้ดี ๆ อะไรเกี่ยวกับร้านค้าปลีกมาฝากอีก แนะนำให้ติดตามบทความต่อไปของ PN Storetailer กันไว้ให้ดีนะคะ