“การรักษาความแม่นยำของสต๊อกสินค้าคงคลัง ถือว่าเป็นสิ่งที่ท้าทายอันยิ่งใหญ่ของผู้ค้าปลีกที่ต้องเผชิญในทุกวันนี้”
ไม่ว่าคุณจะเปิดร้านค้าปลีกแบบไหนก็ตาม ในแต่ละวันคุณอาจจะต้องเจอกับ สินค้ามีจำนวนไม่พอขายบ้าง สินค้าไม่ตรงกันกับจำนวนในเอกสารบ้าง
ซึ่งมันก็อาจจะมาจาก.. ความผิดพลาดของพนักงาน, การเปลี่ยนแปลงสินค้า, สินค้ามีความเสียหาย, และปัญหาอื่น ๆ อีกมากมาย
‘ทุกกระบวนการที่เราพูดมา..
มันง่ายมากเลยที่สินค้าจะหายไปจากคงคลังก่อนที่คุณจะรู้ตัว’
ฉะนั้น.. บทความนี้ PN Storetailer จะมาบอกเคล็ดลับ(ที่ไม่เป็นความลับ) มาให้คุณป้องกันจำนวนที่ผิดพลาดของสินค้า
โดยการใช้ Cycle Counting หรือ “การนับสต๊อกสินค้าเป็นรอบ” ให้เกิดความแม่นยำมากที่สุด ตามมาดูกันค่ะว่าจะต้องทำยังไงบ้าง 🙂
การนับสต๊อกสินค้าเป็นรอบคืออะไร?
การนับสต๊อกสินค้าเป็นรอบ (Cycle Counting) คือการนับจำนวนสินค้าบางส่วนอย่างต่อเนื่อง โดยหลักการคือจะต้องนับบ่อย ๆ ซึ่งอาจจะนับเป็นรายวัน หรือรายสัปดาห์ก็ได้
เป้าหมายคือ ทำขึ้นเพื่อไม่ให้คุณต้องนับสินค้าคงคลังทั้งหมดภายในทีเดียว ซึ่งอาจทำให้มีสต็อกตกค้าง รวมถึงต้องหยุดกิจการหลายวันเพื่อนับสต๊อก อีกทั้งยังเพิ่มความแม่นยำของสินค้าในสต็อกได้มากกว่าเดิมด้วยค่ะ
-
ใช้วิธีการ ABC
ผู้เชี่ยวชาญด้านการค้าปลีกและสินค้าคงคลังส่วนใหญ่ แนะนำให้ใช้วิธี ABC เพื่อแบ่งประเภทสินค้าที่จะนับ ซึ่งการนับแบบนี้ จะนับสินค้าที่มีมูลค่าสูงสุด (หรือแพงที่สุด) บ่อยกว่าสินค้าประเภทอื่น
วิธีการนับจะเป็นแบบนี้ค่ะ
- เอาสินค้าส่วนที่แพงที่สุดไว้กลุ่ม A , เอาสินค้าส่วนที่แพงรองลงมาไว้กลุ่ม B, เอาสินค้าส่วนที่ถูกที่สุดไว้ C
- จากนั้นกำหนดว่าแต่ละกลุ่มจะได้ถูกนับบ่อยแค่ไหน แต่เราขอแนะนำให้นับกลุ่ม A บ่อยสุด
ภาพตัวอย่างตารางการนับสินค้า จาก vendhq
-
พิจารณาฤดูกาล
อีกสิ่งหนึ่งที่คุณควรพิจารณาคือ การนับ Stock สินค้าในช่วงฤดูกาล ถ้าสินค้าประเภทไหนอยู่ในช่วงฤดูกาลนั้น ๆ ก็ต้องนับบ่อยขึ้น
Matthew Hudson ผู้เชี่ยวชาญด้านการค้าปลีกเขียนไว้ใน The Balance ว่า
“ ควรแก้ไขข้อผิดพลาดของสินค้าที่ขายอยู่ในปัจจุบัน เพราะผลประโยชน์ที่แท้จริงจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อคุณสามารถจัดการทุกอย่างได้แบบตรงจุดทันที ในขณะที่สินค้ากำลังขายดีอยู่ “
(อ้างอิงจาก thebalancesmb )
พูดง่าย ๆ คือ การนับสต๊อกจะต้องนับสินค้าให้อัพเดทตามปัจจุบันในช่วงของฤดูกาลนั้น ๆ
ลองมาดูตัวอย่างที่อาจจะช่วยให้เข้าใจง่ายขึ้นกันนะคะ หากคุณเปิดร้านมินิมาร์ท
- ในช่วงเทศกาลปีใหม่ สินค้าที่จะขายดีมาก ๆ คือ กระดาษห่อของขวัญ, ริบบิ้น, สก็อตเทปใส, หมวกคริสต์มาส
- ในเทศกาลสงกรานต์ จะมีสินค้าที่ต้องนำมาสต็อกอย่างเช่น ปืนฉีดน้ำ, ซองใส่มือถือกันน้ำ, แว่นตากันน้ำ, แป้ง และอื่น ๆ
แน่นอนว่าสินค้าเหล่านี้ บางอย่างมันสามารถเก็บเข้าคลังไว้ขายในปีหน้าได้ ในช่วงใกล้เทศกาลนั้น ๆ คุณก็จะต้องนับสต๊อกบ่อยเป็นพิเศษ และช่วงเวลาแบบ Real-time ก็จะต้องนับถี่กว่าเดิมเพื่อเช็คว่าสินค้าเพียงพอต่อลูกค้าหรือไม่นั่นเองค่ะ
-
นับแบบตามใจ
คุณสามารถนับสินค้าในสต็อกแบบตามใจได้ค่ะ แต่ต้องนับแบบเป็นระบบด้วยนะ
ตัวอย่างเช่น
- นับตามตำแหน่งที่ตั้งอยู่บนชั้นวางสินค้า ในส่วนนี้คุณอาจจะดูจากแผนภาพ Planogram ก่อนก็ได้ เพื่อจะได้ดูตำแหน่งแบบภาพรวมอย่างละเอียดก่อน แล้วเริ่มนับจากชั้นวางที่ 1-3 ก่อน วันถัดมาอาจจะนับจากชั้นวางสินค้าที่ 4-6 ก็ได้
- นับสต๊อกตามยี่ห้อ อันนี้ก็ขึ้นอยู่กับว่าผลิตภัณฑ์ไหนมีความสำคัญกับคุณมากที่สุด แต่ไม่ว่าคุณจะนับสต๊อกแบบใด คุณก็จำเป็นต้องทำทุกอย่างให้เป็นระบบและเป็นแบบแผนซะก่อน เพื่อความรอบคอบ จะได้ไม่ผิดพลาดทีหลังนะคะ 🙂
คุณสามารถอ่านเกี่ยวกับเรื่องการจัดการคลังสินค้าได้ในบทความที่เราเขียนไว้ในเว็บไซต์ PN Steel คลิก → จัดการคลังสินค้าอย่างไร.. ให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด
2. เช็คสินค้าบนชั้นวางและสินค้าคงคลังให้ละเอียด
ในกรณีจะพูดถึงร้านค้าที่มี ระบบซอฟต์แวร์ POS ที่มันจะตัดสต็อกอัตโนมัตินะคะ แน่นอนว่าการนับรอบสินค้านั้น ถ้าคุณมีซอฟต์แวร์ POS มันจะช่วยให้ง่ายขึ้นในการนับและตรวจเช็คสินค้า
แต่อย่าลืมว่าบางครั้งมันอาจจะมีความผิดพลาด คุณจึงต้องเข้าไปตรวจเช็คสินค้าจริงบน ชั้นวางสินค้า และเช็คสินค้าคงคลังให้ละเอียดอีกที
ตรวจสอบว่าไม่มีสินค้าชิ้นไหนที่บาร์โค้ดพัง สินค้าได้รับการติดฉลากบาร์โค้ดอย่างถูกต้องทุกอัน เพื่อให้มั่นใจว่าจำนวนสินค้ามันตรงกับจำนวนในระบบจริง ๆ
อ่านบทความอื่นเพิ่มเติม :
3. การเริ่มนับ
ในการเริ่มนับ “สต๊อกสินค้า” คุณจะต้องเช็คให้แน่ใจว่า การเติมสต๊อก, ใบสั่งซื้อสินค้า, การโอนสินค้าเข้าคลัง หรือกระบวนการเกี่ยวกับการจัดเรียงสินค้าทั้งหมดนั้นให้นิ่งมากที่สุดซะก่อน จึงจะเริ่มนับได้ค่ะ
ต่อมาต้องดูสินค้าในระบบไปด้วย และนับสินค้าจริงไปด้วยพร้อม ๆ กัน โดยขั้นตอนนี้อาจจะกำหนดให้มีคน 2 คนแยกกันนับ แล้วนำข้อมูลที่ได้มาเปรียบเทียบกัน เพื่อให้ทราบว่าตัวเลขตรงกันหรือไม่ ถ้าไม่ตรงก็ตรวจสอบตรงจุดนั้นอีกครั้งเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องค่ะ
4. ดำเนินการปรับปรุงสินค้าในสต็อก
พอนับเสร็จแล้วให้ตรวจสอบว่าทุกอย่างตรงกันไหม ทีนี้ก็กำหนดแนวทางที่คุณจะดำเนินการต่อไป
เช่น ถ้าสังเกตว่าจำนวนตัวเลขมันไม่ตรงกันกับระบบ สิ่งที่ควรคิดต่อมาคือ ควรจัดระเบียบให้มากขึ้นไหม? , มีการโจรกรรมเกิดขึ้นหรือไม่?
การแก้ไขทำได้โดยการ.. เวลาจัดสต็อกก็ให้หมั่นตรวจสอบจำนวนสินค้ากับตัวเลขในระบบเป็นประจำ เพื่อไม่ให้เกิดความคลาดเคลื่อนตามมาค่ะ
✔ สรุป
หากคุณนำวิธีการนับรอบสินค้าแบบนี้ไปใช้กับร้านค้าปลีกของคุณ และทำเป็นประจำอย่างต่อเนื่อง
สินค้าคงคลังของคุณจะมีความถูกต้องและแม่นยำสูงมาก
รวมถึงมีความผิดพลาดเกิดขึ้นน้อยมาก เพราะมีการตรวจสอบสินค้าอยู่ตลอดเวลา และยังมีประโยชน์อื่น ๆ คือ
ร้านค้าจะเป็นระเบียบ ไม่มีการขโมยเกิดขึ้น อีกทั้งคุณก็ไม่ต้องหยุดหลาย ๆ วันเพื่อทุ่มเทให้กับการนับสต๊อกสินค้าทั้งหมดอีกด้วย ยังไงก็ลองไปปรับใช้กับร้านค้าของคุณดูนะ
ต่อไปจะมีความรู้ดี ๆ อะไรเกี่ยวกับร้านค้าปลีกมาฝากอีก แนะนำให้ติดตามบทความต่อไปของ PN Storetailer กันไว้ให้ดีนะคะ
ขอบคุณแหล่งที่มาเพิ่มเติมจาก
- Cycle Counting 101: A Retailer’s Guide to Partial Stock-Takes and Inventory Accuracy by vendhq
- Cycle Counting กับการแก้ปัญหาโลจิสติกส์ by cities.trueid.net
- 5 Best Practices for Inventory Cycle Counts by thebalancesmb
