จัดการทุกอย่างในร้านค้าให้ง่ายราวกับดีดนิ้ว!! ด้วย “ระบบ POS”

1. ระบบ POS คืออะไร? 

Point of Sale System หรือ ระบบ POS คือ ระบบที่ใช้บริหารจัดการการขายหน้าร้านค้าปลีก สามารถใช้คิดเงินค่าสินค้า, เก็บข้อมูลยอดขาย, เช็คสต็อกสินค้าและตัดสต็อกสินค้า, ดูว่าสินค้าตัวไหนขายดี จนสามารถวางแผนโปรโมชั่นได้ 

ประโยชน์ของระบบ POS

โดยระบบ POS นั้น เป็นเครื่องมือที่มีความสำคัญกับร้านค้าปลีกและเจ้าของธุรกิจมาก ๆ  เพราะมันสามารถช่วยอำนวยความสะดวกให้คุณหลายอย่างเลย ไม่ว่าจะเป็น 

• ประหยัดเวลา ในการคำนวณราคาสินค้า รวมถึงคำนวณระบบสต็อกที่ต้องใช้ความละเอียดรอบคอบ  
• ลดความผิดพลาดของมนุษย์ ก็ต้องมีบ้างที่คนเราจะคำนวณข้อมูลผิดพลาด ซึ่ง ระบบ POS จะมาช่วยตรงจุดนี้ได้
• เก็บและจัดการข้อมูล ช่วยบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ทั้งข้อมูลของสมาชิก ยอดซื้อสะสม ของลูกค้าที่มาใช้บริการในแต่ละวัน รวมถึงจำนวนสินค้าคงคลัง คุณจะรู้ว่าสินค้าไหนขายดี สินค้าไหนขายไม่ออก สะดวกต่อการทำบัญชี
• จัดการสินค้าในคลัง เมื่อรู้ว่าสินค้าตัวไหนขายดี คุณจะสามารถจัดการสินค้าคงคลังได้ง่ายขึ้น ซึ่งจะช่วยในการวางแผนโปรโมชั่นต่อไป
• จัดการพนักงาน ระบบ POS สามารถติดตามการทำงานของพนักงานเพื่อความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลร้านค้าและจัดการกะของพนักงานได้

ภาพระบบ POS จาก freepik 

2. รู้จักกับซอฟต์แวร์ระบบ POS สำหรับร้านค้าปลีก

ซอฟต์แวร์ของระบบ POS คือ ตัวโปรแกรมที่จะต้องติดตั้งเข้าไป มีหน้าที่เก็บข้อมูลหลักของร้าน ไม่ว่าจะเป็น ข้อมูลสมาชิก, ข้อมูลการขาย, ยอดซื้อของลูกค้า รวมถึงสินค้าในสต็อก 

ซึ่งปัจจุบันซอฟต์แวร์ POS สำหรับร้านค้าปลีกมีอยู่ 2 ประเภทหลัก ๆ ได้แก่ ซอฟต์แวร์เฉพาะหน้าร้าน และซอฟต์แวร์บนคลาวด์ 

2.1 ซอฟต์แวร์ POS เฉพาะหน้าร้าน

ซอฟต์แวร์ประเภทนี้ ได้รับการติดตั้งบนอุปกรณ์ที่หน้าร้านโดยเฉพาะ ปกติจะไม่ต้องใช้อินเทอร์เน็ตในการเชื่อมต่อ ฐานข้อมูลของมันถูกจัดเก็บไว้ “ในเครื่องคอมพิวเตอร์”

ซึ่งเป็นเซิร์ฟเวอร์เฉพาะในร้านของคุณ คุณจึงสามารถเข้าถึงข้อมูลได้เฉพาะตอนที่คุณอยู่ในร้านเท่านั้น ซึ่งซอฟต์แวร์แบบนี้ เป็นซอฟต์แวร์แบบเก่า 

ภาพจาก  freepik

2.2 ซอฟต์แวร์ POS บนคลาวด์

ซอฟต์แวร์บนคลาวด์ จะจัดเก็บข้อมูลในเซิร์ฟเวอร์ของคลาวด์ โดยข้อมูลทั้งหมดจะอยู่ในจุดศูนย์กลาง และต้องเข้าถึงผ่านอินเทอร์เน็ตถึงจะใช้งานได้

โดยคุณสามารถเปรียบเทียบได้กับ ตอนที่คุณเขียนรายงานหรืออะไรก็ตามบน Google Docs หรือ Google เอกสาร ตราบใดที่คุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต คุณจะสามารถเข้าถึงเอกสารของคุณได้จากทุกที่ ก็เหมือนกับระบบ POS บนคลาวด์ ที่คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการแค่มีอินเทอร์เน็ต

ข้อดีหลัก ๆ คือ การเข้าถึงระบบและเช็คทุกอย่างในร้านในระยะไกลได้ทุกที่ทุกเวลา การประหยัดต้นทุน และความแม่นยำของข้อมูลแบบเรียลไทม์

ซึ่งซอฟต์แวร์บนคลาวด์เป็นที่นิยมมากในปัจจุบัน และถ้าจะให้ดีมันจะต้องสามารถจัดการได้ทั้งหน้าร้านและออนไลน์ด้วย

3. แล้วฮาร์ดแวร์ของระบบ POS มีอะไรบ้าง? 

ฮาร์ดแวร์ระบบ POS คืออุปกรณ์ที่ต้องมีในหน้าร้าน สังเกตง่าย ๆ ว่าร้านไหนมีระบบ POS ร้านนั้นจะมีเครื่อง POS ตั้งอยู่ตรง เคาน์เตอร์คิดเงิน ซึ่งอุปกรณ์เหล่านี้ควรจะต้องมีเพื่อให้ระบบสามารถทำงานเชื่อมต่อกันได้ทั้งหมด ส่งผลให้คุณจัดการการขายหน้าร้านง่ายมากขึ้นไปอีกขั้น

สำหรับฮาร์ดแวร์ของ POS จะมีส่วนประกอบดังนี้ 

1. เครื่อง POS อันนี้จะเป็นส่วนของอุปกรณ์ต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น คอมพิวเตอร์, โน้ตบุ้ค, แท็บเล็ต ที่บรรจุซอฟต์แวร์ POS ลงไปทำงาน หรือแม้กระทั่งสมาร์ทโฟนที่คุณเชื่อมต่อไว้ดูยอดขาย
2. ลิ้นชักเก็บเงิน เป็นที่เก็บเงินสดทั้งแบงค์และเหรียญ
3. เครื่องสแกนบาร์โค้ด สำคัญมากกับร้านสะดวกซื้อ เพราะร้านค้าประเภทนี้มีสินค้าคงคลังจำนวนมาก จึงจำเป็นต้องติดบาร์โค้ดที่สินค้า หลังจากนั้นก็ใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ดเพื่อเพิ่มความสะดวกให้ทั้งพนักงานและลูกค้าด้วย
4. เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ เมื่อลูกค้าชำระเงินแล้ว จะต้องมีใบเสร็จเพื่อยืนยันการชำระเงิน
5. ช่องเสียบบัตรเครดิต ผู้คนเริ่มใช้บัตรเครดิตและบัตรเดบิตในการจ่ายเงินมากขึ้นเรื่อย ๆ สิ่งนี้จึงต้องมีเพื่อมารองรับลูกค้า  
6. จอแสดงผลฝั่งลูกค้า สำหรับให้ลูกค้าดูจำนวนเงินที่ต้องจ่าย และตรวจสอบความถูกต้อง

หลัก ๆ แล้วควรจะต้องมีเครื่อง POS, ลิ้นชักเก็บเงิน, เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ ส่วนอุปกรณ์อื่น ๆ ก็ขึ้นอยู่กับว่าร้านค้าของคุณเป็นร้านค้าประเภทใด เช่น ถ้าคุณ เปิดร้านมินิมาร์ท คุณควรจะมีเครื่องสแกนบาร์โค้ดด้วย เป็นต้น

4. ทำไมร้านค้าของคุณต้องใช้ระบบ POS 

ข้อดีที่เป็นเหตุผลว่าทำไมร้านค้าของคุณจะต้องใช้ระบบ POS นั่นก็คือ 

1. ชำระเงินได้เร็วขึ้น

ลองสังเกตดูนะคะ เวลาที่ลูกค้ามาซื้อของ ถ้ามีการคิวยาวมาก เพราะพนักงานคิดเงินช้า มันทำให้บางครั้งลูกค้าอาจรู้สึกถอดใจยอมเดินเอาของไปเก็บ เพราะไม่อยากยืนต่อแถวนาน ๆ

และคนอื่น ๆ ที่มาซื้อของก็คงเป็นเช่นเดียวกัน คงไม่มีใครอยากต่อแถวนาน ๆ หรอกนะคะ เพราะแบบนี้ ระบบ POS จึงทำขึ้นมาเพื่อตอบโจทย์ในเรื่องความเร็วในการชำระเงิน

มันทำให้การจ่ายเงินสะดวกและรวดเร็วขึ้นมาก และคุณจะได้ไปต้องเสียลูกค้า การใช้ระบบนี้ก็เพิ่มความพึงพอใจให้ลูกค้าได้ด้วย

2. รู้ยอดขาย เพิ่มความสะดวก

ระบบ POS บนคลาวด์นั้น เพิ่มความสะดวกสบายให้กับคุณได้มากเลยทีเดียวค่ะ เพราะคุณจะสามารถเข้าไปดูข้อมูลทุกอย่างของร้านได้ตลอด แม้ว่าจะไม่ได้อยู่ในร้านก็ตาม และเหมาะสมมาก ๆ สำหรับธุรกิจที่มีหลายสาขา

คุณสามารถเช็คได้ตั้งแต่ จำนวนสินค้าคงคลัง, ยอดขายที่ขายได้ และข้อมูลทุกอย่างในร้านได้แบบทันทีทันใด และเจ้าระบบ POS มันสามารถโชว์ข้อมูลได้ทุกที่ ทั้งสมาร์ทโฟน, แท็บเล็ต, หรือแล็บท็อป อีกด้วยนะ 

3. เช็คสต็อกได้ง่าย ๆ

ด้วยความที่เวลาลูกค้าหยิบของไปจ่ายเงิน มันจะตัดสต็อกให้อัตโนมัติ ฉะนั้นเราจะรู้ได้ตลอดว่า สินค้าตัวไหนใกล้จะหมด หรือสินค้าตัวไหนไม่พอขาย คุณก็จะเช็คสต็อกสินค้าได้ง่าย ๆ นั่นเองค่ะ 

4. ลดปัญหาเงินหายหรือพนักงานทุจริต

คุณจะทราบจากในระบบได้ตลอด ว่าจำนวนเงินตรงกับยอดขายหรือไม่ ดังนั้นไม่ต้องห่วงเลยค่ะว่าจะโดนพนักงานทุจริต

5. วางแผนการตลาดได้ง่าย

เมื่อคุณรู้ว่าสินค้าตัวไหนขายดี สินค้าตัวไหนขายยากแล้ว คุณจะสามารถวางแผนได้ทันทีว่า..จะจัดโปรโมชั่นอะไรมาเพื่อโปรโมทสินค้าตัวไหนมากกว่าปกติ หรือควรจะสั่งสินค้าตัวไหนมาขายเยอะ ๆ รวมถึงรู้ว่าจะทำยังไงเพื่อดึงดูดลูกค้าให้มากกว่าเดิมอีกด้วยนะ

อ่านบทความเพิ่มเติม :

• มาเพิ่มยอดขายให้ร้านค้าของคุณด้วย Planogram กันเถอะ!
• 9 เคล็ดลับจัดร้านขายของชำง่ายๆ ให้ดึงดูดลูกค้าได้อย่างล้นหลาม

5. สรุป

คราวนี้คุณก็พอจะทราบแล้วนะคะว่า “ระบบ POS” นั้นคืออะไร และทำไมทุก ๆ ร้านควรจะต้องมีไว้

ก็เพราะมันจะช่วยคุณทุ่นแรงและจัดการทุก ๆ อย่างในร้านค้าปลีกของคุณได้อย่างง่ายดาย

ทุกอย่างจะเป็นระบบและถูกจัดระเบียบข้อมูลไว้อย่างดี รวมถึงมันสามารถรายงานให้คุณทราบได้แบบเรียลไทม์ ประหยัดเวลา ลดความผิดพลาด และยังมีประโยชน์อีกมากมาย ที่ช่วยจัดการระบบของร้านค้าให้คุณราวกับดีดนิ้ว! ตามที่เราได้กล่าวมาในเนื้อหายังไงล่ะ  

หากคุณเปิดร้านสะดวกซื้อ ร้านอาหาร หรือร้านค้าปลีกต่าง ๆ การมีระบบ POS เข้ามาติดตั้งเพื่ออำนวยความสะดวกในร้านค้าของคุณ ก็เป็นอะไรที่จำเป็นเหมือนกันนะคะ ลงทุนกับมันอีกซักนิด เพื่อจะได้ดำเนินธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดนะคะ