วิธีบริหารการเงินสำหรับธุรกิจหลังช่วง COVID-19

หลังจากเกิดเหตุการณ์ COVID-19 ขึ้นมาหลายเดือน มันส่งผลกระทบต่อธุรกิจขนาดใหญ่และขนาดเล็กในรูปแบบต่าง ๆ

ทุกคนเรียนรู้ที่จะตอบสนองและปรับตัวเพื่อความอยู่รอด ไม่ว่าจะเป็นการอยู่แต่ในบ้านมากขึ้น การท่องเที่ยวที่ลดลง ทำให้ส่งผลกระทบต่อธุรกิจหลากหลายรูปแบบ

“จากการสำรวจของ Faire เว็บไซต์วิจัยเกี่ยวกับช่วงโควิด-19 มีผู้ค้าปลีกอิสระกว่า 20,000 ราย  ซึ่งในจำนวนนี้พบว่ามีผู้คน 70%  ไม่มีเงินสดเพียงพอที่จะจัดการกับวิกฤตประเภทนี้”

บางกิจการก็ล้มเลิก บางกิจการก็เลิกจ้างพนักงานเพื่อลดค่าใช้จ่าย และทำให้บางคนไม่มีงานทำเลยก็มี 

ไม่ว่าคุณจะอยู่ในสถานการณ์ใดก็ตาม มีสิ่งหนึ่งที่ไม่ว่าใครก็ต้องให้ความสนใจมากที่สุดในตอนนี้ นั่นก็คือ การเงิน ของพวกเขานั่นเอง เพราะเงินคือสิ่งที่ขับเคลื่อนการใช้ชีวิตให้ไปต่อได้ ถ้าบริหารการเงินไม่เป็นในช่วงนี้ จะทำให้คุณตกที่นั่งลำบากเอาได้ 

ไม่ว่าคุณจะเป็นใคร หรือทำธุรกิจค้าปลีกแบบใด มันอาจจะเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉินที่ทำให้คุณหยุดชะงักชั่วคราว ซึ่งตอนนี้ไม่มีอะไรที่ดีไปกว่า การบริหารการเงินของคุณให้เป็นระเบียบ ด้วยขั้นตอนง่าย ๆ เพียงไม่กี่ขั้นตอน ที่จะช่วยพลิกฟื้นธุรกิจของคุณให้ไม่จมดิ่งไปมากกว่าเดิมแม้จะอยู่ในช่วงยากลำบาก

เราจึงจะมาแนะนำ “แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการทำบัญชี” เพื่อให้การเงินของคุณอยู่ในระดับที่ดีที่สุดในช่วง COVID-19 ที่ถึงแม้ตอนนี้สถานการณ์จะเริ่มดีขึ้นแล้ว แต่เราก็ต้องดูแลเรื่องการเงินให้เป็นไปอย่างราบรื่นเสมอนะคะ 

1. สำรวจการเงินโดยรวม 

เงินทุนหมุนเวียนมีความสำคัญมากขึ้น เพราะในช่วงนี้ผู้ประกอบการบางรายที่เป็นธุรกิจขนาดเล็กหันไปใช้เงินกู้ฉุกเฉินเพื่อลอยตัวจากปัญหาเงินไม่เพียงพอ 

บางคนกำลังเตรียมกลยุทธ์ในการเปิดธุรกิจใหม่ และบางคนก็กำลังวางแผนสำหรับภาวะเศรษฐกิจถดถอยหลังการระบาดใหญ่ 

เงิน.. เงิน.. เงิน.. มองไปทางไหนทุกอย่างก็เป็นเงินไปหมดเลยนะคะ คุณจะต้องใช้เงินในทุกช่วงเวลาของการทำธุรกิจ

และเนื่องจาก COVID-19 มีผลกระทบต่อการธุรกิจร้านค้าปลีก วิธีเดียวที่คุณจะอยู่รอดได้ในระยะยาวคือ การบริหารการเงินให้เป็นระเบียบ

โดยการดูการเงินแบบองค์รวมของคุณ ซึ่งคุณต้องเริ่มจากการเคลียร์เอกสารเกี่ยวกับการเงินทุกอย่าง จัดเรียงให้เป็นระเบียบ เพื่อให้คุณมีมุมมองทางการเงินที่สดใหม่และเป็นปัจจุบันมากที่สุด 

2.เคลียร์เอกสารเกี่ยวกับการเงิน

ก่อนหน้านี้คุณอาจไม่มีเวลาว่างที่จะมานั่งดูเอกสารรายรับรายจ่ายต่างๆที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน ถึงเวลาแล้วค่ะ ที่คุณจะต้องมาดูแลอย่างถี่ถ้วน โดยเริ่มจาก

• รวบรวมเอกสารทั้งหมด

หากคุณมีซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการทำบัญชีแล้ว แสดงว่าคุณได้ทำขั้นตอนนี้เรียบร้อยแล้ว แต่หากคุณยังคงใช้บัญชีแยกประเภทแบบเก่า

ให้นำมันออกมาพร้อมกับใบเสร็จ, ใบแจ้งยอดธนาคาร, ใบแจ้งหนี้ใบเรียกเก็บเงิน และเอกสารอื่น ๆ เพื่อจะได้นำมาวิเคราะห์รายรับรายจ่ายต่อไปนั่นเองค่ะ

• จัดระเบียบการซื้อขาย

ตรวจสอบยอดบัญชีธนาคารและบัตรเครดิตของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าตรงกับความเป็นจริง จัดทำธุรกรรมการซื้อขายบางอันที่ขาดหายไปใหม่ เพื่อให้บันทึกตรงกันทั้งหมด 

• ตรวจสอบระดับสินค้าคงคลัง

ในข้อนี้คุณควรตรวจสอบว่าสินค้าคงคลังจริงมีจำนวนตรงกับลายลักษณ์อักษรที่คุณบันทึกไว้ในเอกสารหรือไม่?

คุณควรตรวจสอบอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่ามันตรงกัน และไม่มีสินค้าไหนหายไปหรือเกินมา 

• วิเคราะห์งบการเงิน

เมื่อจัดระเบียบเอกสารของคุณเรียบร้อยแล้ว ให้หาเวลาซักหน่อยเพื่อสร้างงบการเงินหลัก 3 รายการ ได้แก่ 

1.งบกำไรขาดทุน 

2.Balance Sheet หรือ งบแสดงฐานะการเงิน

3.งบกระแสเงินสด 

ให้คุณดูบันทึกเหล่านี้ เพื่อค้นหาจุดที่ต้องให้ความสนใจหรือปักหมุดเพื่อนำมาพิจารณา

( ถ้าคุณมีธุรกิจที่ใหญ่อาจใช้นักบัญชีในการคำนวณตรงนี้ค่ะ )

• ยื่นภาษีของคุณ

หากธุรกิจของคุณยังไม่จดทะเบียนเป็นบริษัท คุณก็จะต้องไปเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา

ซึ่งในหนึ่งปี กรมสรรพากรให้เวลา 3 เดือนคือ มกราคม – มีนาคม ในการยื่นภาษีของคุณ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณไม่ควรดำเนินการให้เสร็จโดยเร็วที่สุด

ยิ่งยื่นให้เร็วเท่าไหร่ คุณก็จะไม่มีอะไรให้ค้างคา และจะได้ทำการคำนวณรายรับรายจ่ายได้อย่างตรงประเด็นมากที่สุด 

3. วิเคราะห์งบกระแสเงินสดด้วยแผน ABC

งบกระแสเงินสดแสดงถึงการได้มาและการใช้ไปของเงินสด ทำให้นักลงทุนทราบถึงสภาพคล่องของกิจการ ซึ่งเรียกว่าได้ว่าเป็น “เส้นหลักของธุรกิจ”

โดยธุรกิจของคุณสามารถที่จะมีผิดพลาดได้มากมาย แต่น่าเสียดายที่กระแสเงินสดไม่ควรเป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดนั้น เพราะถ้าคุณจัดการกระแสเงินสดของคุณไม่สำเร็จหรือมีความผิดพลาดล่ะก็ มีแนวโน้มว่าคุณจะต้องปิดกิจการในทันทีหรือปิดอย่างถาวร 

พูดไปแล้วก็ดูน่ากลัวใช่ไหมล่ะคะ  แต่อย่าพึ่งกังวลมากเกินไปนะ มาทำความเข้าใจกับกระแสเงินสดแบบง่ายๆกันดีกว่า

กระแสเงินสดเป็นเรื่องง่าย เป็นการเคลื่อนไหวของเงินสดเข้าและออกจากธุรกิจของคุณ

“หากคุณเป็นหนี้เกินกว่ากำลังเงินที่จ่ายได้แสดงว่าคุณมีกระแสเงินสดไม่ดี แต่ถ้าคุณเป็นหนี้น้อยกว่ากำลังเงินที่จ่ายได้แสดงว่าคุณมีกระแสเงินสดที่ดี” ง่ายใช่ไหมล่ะคะ? 

แต่ประเด็นหลักของการวิเคราะห์กระแสเงินสดของคุณ ไม่ได้มีเฉพาะเรื่องของกระแสเงินสดในปัจจุบัน ที่คุณใช้จ่ายเกินกำลังหรือไม่ แต่ควรจะเป็นการคาดเดาว่า “กระแสเงินสดในอนาคตของคุณ” จะเป็นอย่างไรด้วย

เพื่อให้คุณสามารถบริหารการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพและป้องกันกระแสเงินสดที่ไม่ดีที่จะเกิดขึ้นได้

ต่อมาคุณควรคิดถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไปสำหรับธุรกิจของคุณ คิดถึงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นและวิธีแก้ไขไว้ล่วงหน้า รวมถึงคาดการณ์ทุกอย่างไว้เสมอ 

แผน A:

“คาดการณ์” สิ่งที่จะเกิดขึ้น คุณควรถามตนเองว่า

• คุณวางแผนจะทำยอดขายได้เท่าไหร่? 
• คุณวางแผนที่จะลงมือทำตอนไหน? 
• คุณจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหรือไม่?

เช่น ถ้าคุณทำธุรกิจ เปิดร้านขายอาหารสัตว์ คุณควรคาดการณ์ว่ายอดขายในร้านมันทำกำไรได้มากหรือน้อย หากมันน้อยลง คุณควรกำหนดยอดขายที่อยากทำเพิ่มขึ้น และกำหนดวิธีการโปรโมทเพื่อเพิ่มยอดขายในทันที 

แผน B:

หากสิ่งต่างๆที่คาดการณ์เป็นไปในทางที่ “ดีขึ้น” กว่าที่คุณคิด

สิ่งที่คุณควรจะคิดต่อ มีดังนี้ 

• รายรับและรายจ่ายของคุณจะเป็นอย่างไร? 
• สมมติว่าเราไม่มีภาวะเศรษฐกิจถดถอย หลังจากการระบาดครั้งนี้กระแสเงินสดของคุณจะเป็นยังไง?

ต่อจากร้านขายอาหารสัตว์เมื่อกี้นะคะ ถ้าคุณทำแผนการโปรโมทแล้วยอดขายพุ่งตามเป้า คุณก็มาดูรายรับ-รายจ่าย ว่ามันต้องลงทุนในเรื่องไหนมากที่สุด และรายได้นั้นได้มาจากทางไหนมากที่สุด 

จากนั้นก็ให้เน้นการลงทุนโปรโมทในด้านนั้นๆ ถ้าเศรษฐกิจมันดีขึ้นหลังจากโควิด 19 ผ่านพ้นไป คุณควรจะทำการโปรโมทให้ยอดขายพุ่งไปอีกเพื่อทำให้กระแสเงินสดหมุนเวียนไปในทางที่ดี 

แผน C :

ในขั้นตอนนี้วางแผนสำหรับสถานการณ์ที่ “เลวร้าย” ที่สุดของคุณ 

• ลองคิดดูว่าการแพร่ระบาดของ COVID-19 นี้กินเวลานานกว่าที่ผู้เชี่ยวชาญแนะนำหรือไม่? 
• เมื่อผ่านวิกฤตนี้ไปสู่ภาวะถดถอยทางเศรษฐกิจนั่นจะส่งผลต่อกระแสเงินสดของธุรกิจคุณอย่างไร?

อันนี้เป็นการคิดในทางลบหากเศรษฐกิจแย่ ว่าคุณจะรับมือยังไงหากทำยอดขายไม่ได้ตามที่ตั้งเป้าหมาย และมันจะส่งผลต่อกระแสเงินสดของคุณมากหรือน้อย

ดังนั้นคุณควรบริหารจัดการในเรื่องเงินให้ดีและรอบคอบมากที่สุด

4. ประเมินสถานการณ์และทำตามแผน

มาถึงตอนนี้ถ้าคุณได้คำนวณกระแสเงินสดเรียบร้อบแล้ว คุณก็รู้แล้วว่าสถานการณ์เงินสดของคุณจะเป็นยังไงในอนาคต ทีนี้ก็ถึงเวลาวางแผนว่าคุณจะใช้เงินทุนของคุณอย่างไรให้เป็นประโยชน์มากที่สุด

ทุนของคุณนั้นจะเพียงพอให้กิจการดำเนินไปต่อไปไหม รวมถึงจะทำยังไงเพื่อบริหารการเงินให้รายได้ขยับขยายเพิ่มเติม 

ถ้าหากคุณคิดว่า รายได้ของคุณไม่เพียงพอต่อค่าใช้จ่าย มาลองย้ายตัวเลขการเงินด้วยกลวิธีต่อไปนี้กันค่ะ 

• ลดค่าใช้จ่าย

ถึงเวลาลดค่าใช้จ่ายและทำให้ธุรกิจของคุณมีความคล่องตัว ลองพิจารณาถึงรายจ่ายส่วนเกินของร้านค้าของคุณ

เช่น สินค้าที่คุณจ่ายเงินเพื่อซื้อมาไว้ในคลังตลอดแต่กำไรไม่กระเตื้องเลย, อุปกรณ์เก่าและเครื่องใช้ไฟฟ้ามีการเรียกเก็บเงินค่าสาธารณูปโภค

ถ้าคุณไม่ได้ใช้คุณควรตัดทิ้งไป เป็นต้น ดูค่าใช้จ่ายของคุณโดยเฉพาะค่าใช้จ่ายที่มากขึ้นแล้วควบคุมมันให้ไม่ฟุ่มเฟือยจนเกินไป 

• เพิ่มรายได้

เพื่อปรับปรุงกระแสเงินสด คุณสามารถทั้งลดรายจ่ายและเพิ่มรายได้หรือทำทั้งสองอย่างควบคู่กันไปก็ได้นะ เพิ่มยอดขายของคุณด้วยการสำรวจกลยุทธ์การสร้างรายได้ใหม่ ๆ ในช่วงหลังจาก COVID-19 ลองปรึกษากันในทีมเพื่อหาวิธีที่ทำให้รายได้เพิ่ม

หากคุณพบสิ่งที่ใช้ได้ผลและเพิ่มมูลค่าจริง ๆ ให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพของสิ่งนั้น ๆ หากไม่ได้ผลให้หยุดและลองสิ่งใหม่ๆดู พยายามคิดหลาย ๆ วิธีให้สร้างสรรค์

เช่น ถ้าคุณเปิดร้านเสริมสวย-ทำเล็บ ช่วงโควิดไม่มีลูกค้าเข้ามาที่ร้านเลย คุณควรโปรโมทลงในโซเชียลมีเดีย เพื่อรับทำเล็บ-เสริมสวยที่บริการถึงบ้าน แล้วคิดในส่วนของการเดินทางเพิ่มเติม

นี่ก็เป็นการเพิ่มรายได้อีกช่องทางหนึ่ง เพราะลูกค้าบางคนไม่สะดวกเดินทาง พวกเขาอาจจะยอมจ่ายเพื่อให้มีคนมาบริการถึงบ้านค่ะ 

• ตัดค่าใช้จ่ายตามดุลยพินิจ

การตัดการใช้จ่ายตามดุลยพินิจในตอนนี้เป็นการปรับสมดุลที่ละเอียดอ่อน ในการทำธุรกิจคุณต้องการสร้างขวัญกำลังใจให้คุณและทีมงาน แต่ในขณะเดียวกันคุณต้องกำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นด้วย โดยการพิจารณาสิ่งที่จำเป็นสำหรับธุรกิจและสิ่งที่ไม่จำเป็น

ตัวอย่างเช่น ในร้านค้าใหญ่ ๆ อย่าง ซุปเปอร์สโตร์ คุณอาจจะมีพนักงานที่มีหน้าที่คอยจัดเรียงสต็อกสินค้า แต่คุณมีแม่บ้านไม่เพียงพอที่ทำความสะอาดอยู่เป็นประจำ แทนที่คุณจะจ้างแม่บ้านเพิ่มในเงินเดือนเต็มจำนวน

คุณอาจจะเปลี่ยนเป็นการจ้างพนักงานสต็อกสินค้าให้เขาทำความสะอาดในช่วงเวลาที่ว่าง และทำการเพิ่มเงินเดือนให้พวกเขา เพื่อสร้างกำลังใจในการอยากทำงานมากขึ้น แถมยังเป็นการลดค่าใช้จ่ายในการจ้างคนเพิ่มของคุณอีกด้วย 

อ่านบทความน่าสนใจอื่น ๆ  :

• ทำไม Walmart ถึงเป็นธุรกิจค้าปลีกที่ใหญ่ที่สุดในโลก? 
• จัดการทุกอย่างในร้านค้าให้ง่ายราวกับดีดนิ้ว!! ด้วย “ระบบ POS”

5. หานักบัญชี

หากคุณไม่มีพนักงานบัญชีแบบ Full-Time ให้ลองเริ่มทำงานกับ นักบัญชีอิสระหรือบริษัทรับจ้างทำบัญชีดูสิคะ เพื่อให้แน่ใจว่าบัญชีของคุณมีตัวเลขที่ยืนยันเป็นตัวหนังสือชัดเจน อีกอย่างนักบัญชีจะทำให้การวางแผน 4 ข้อที่กล่าวมาก่อนหน้านี้ง่ายขึ้นไปอีกหลายเท่า 

แล้วนักบัญชีเนี่ย..ไม่ได้เป็นเพียงคนคำนวณตัวเลขที่คลาดเคลื่อนหรือที่ปรึกษาด้านภาษีเท่านั้นนะ  พวกเขายังเป็นนักวางแผนทางการเงินที่ยอดเยี่ยม และมีความสามารถในการคาดการณ์กระแสเงินสดได้เป็นอย่างดี 

ฉะนั้นให้พวกเขามาช่วยจัดการเรื่องบัญชีของคุณเถอะ และถ้าจะดีไปกว่านั้นถ้าคุณสามารถบอกให้พวกเขาช่วยพัฒนาการคาดการณ์ในธุรกิจของคุณตั้งแต่เริ่มต้นได้จะดีมาก

นักบัญชียังสามารถช่วยคุณระบุการประหยัดภาษีและกำจัดการใช้จ่ายที่สิ้นเปลืองได้ ซึ่งโดยทั่วไปถ้าคุณสามารถจ้างนักบัญชีได้ ให้พวกเขาช่วยวางแผนบริหารการเงินทั้งหมดของคุณ ใช้เงินให้ตรงจุด เพราะมันจะคุ้มค่ากับราคาที่คุณต้องจ่ายเลยทีเดียว 

6. จัดหาเงินทุนสำรองก่อนเหตุการณ์ฉุกเฉิน

คุณไม่มีทางรู้ได้เลยค่ะว่าเมื่อไหร่กันนะ ที่คุณจะต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมในการจัดหาเงินทุน ดังนั้นจงเตรียมเงินทุนที่คุณต้องการไว้ล่วงหน้าเผื่อเหตุฉุกเฉินที่จะเกิดขึ้นได้ในอนาคตจะดีกว่า

หากคุณยังไม่มีการทำวงเงินสินเชื่อสำหรับธุรกิจหรือบัตรเครดิตทางธุรกิจ (หรือทั้งสองอย่าง)

แหล่งเงินทุนเหล่านี้เป็นเครดิตหมุนเวียนและคุณไม่มีภาระผูกพันที่จะต้องใช้ หรือพูดง่าย ๆว่า คุณสามารถเก็บไว้ใช้ในสถานการณ์ฉุกเฉินได้โดยไม่ต้องเสียค่าปรับค่าธรรมเนียมหรือดอกเบี้ย

(การไม่เสียดอกเบี้ยในที่นี้หมายถึง พอสิ้นเดือนถ้าคุณจ่ายเงินคืนบัตรเต็มจำนวนที่คุณเอามาใช้ คุณก็จะไม่มีดอกเบี้ยและเหลือวงเงินเต็มจำนวนเท่าเดิม แต่ถ้าคุณผ่อนจ่าย ก็จะคิดเป็นดอกเบี้ยตามที่ธนาคารนั้นๆกำหนดมาค่ะ) 

นอกจากนี้ยังมีความยืดหยุ่นสูง ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถใช้งานได้กับทุกความต้องการทางธุรกิจ ไม่ว่าคุณจะต้องใช้เงินทุนสำหรับการจ่ายเงินเพื่อซื้อสินค้าคงคลัง หรืออุปกรณ์ต่างๆในกิจการของคุณก็ใช้ได้เช่นกัน 

7. ใช้แอปพลิเคชั่นช่วยบริหารการเงิน

ในยุคนี้มีแอปพลิเคชั่นมากมายที่สร้างมาเพื่อรองรับการใช้งานและอำนวยความสะดวกในทุกๆรูปแบบของชีวิตประจำวัน ซึ่งคุณอาจจะเลือกบางแอปมาช่วยคุณให้จัดการเงินได้ดียิ่งขึ้น ยกตัวอย่างเช่น 

• Spendee Budget & Money Tracker เป็นแอพที่ช่วยดูแลสุขภาพทางการเงินของคุณ ช่วยวางแผนในเรื่องการใช้จ่าย เพื่อที่คุณจะได้ออมเงินมากยิ่งขึ้น 
• Lumpsum แอปนี้ช่วยวางแผนการเงินส่วนบุคคลได้อย่างครบถ้วน เปรียบเสมือนเลขาทางการเงินของคุณ ที่รู้ทุกข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นบันทึกรายรับ-รายจ่าย กองทุนรวม ภาษี กู้เงิน และประกันชีวิต 

บทความน่าสนใจอื่น ๆ :

• รวม 7 เทคนิคการขายง่ายๆ สำหรับเจ้าของร้านมือใหม่
• 7 สิ่งที่ต้องเตรียมพร้อมในการเปิดร้านขายของชำ

✔ สรุป

ทีนี้ก็พอจะรู้วิธีรับมือเกี่ยวกับการบริหารการเงินในสภาวะหลัง COVID-19 กันแล้วนะคะ

นี่ถือว่าเป็นโอกาสในการป้องกันอย่างเท่าทันถึงภาวะถดถอยในธุรกิจค้าปลีกของคุณ ด้วยการคาดการณ์และวางแผนก่อนที่เรื่องฉุกเฉินทางการเงินจะเกิดขึ้น

และมีเงินทุนเตรียมไว้เพื่อธุรกิจของคุณมีความพร้อมที่จะก้าวไปสู่การเติบโต รวมถึงรับมือได้กับการระบาดครั้งใหม่ (ถ้ามันมีขึ้นมาอีกนะ) ที่จะทำให้คุณแข็งแกร่งกว่าที่เคยเป็นมา