หลังจากเกิดเหตุการณ์ COVID-19 ขึ้นมาหลายเดือน มันส่งผลกระทบต่อธุรกิจขนาดใหญ่และขนาดเล็กในรูปแบบต่าง ๆ
ทุกคนเรียนรู้ที่จะตอบสนองและปรับตัวเพื่อความอยู่รอด ไม่ว่าจะเป็นการอยู่แต่ในบ้านมากขึ้น การท่องเที่ยวที่ลดลง ทำให้ส่งผลกระทบต่อธุรกิจหลากหลายรูปแบบ
“จากการสำรวจของ Faire เว็บไซต์วิจัยเกี่ยวกับช่วงโควิด-19 มีผู้ค้าปลีกอิสระกว่า 20,000 ราย ซึ่งในจำนวนนี้พบว่ามีผู้คน 70% ไม่มีเงินสดเพียงพอที่จะจัดการกับวิกฤตประเภทนี้”
บางกิจการก็ล้มเลิก บางกิจการก็เลิกจ้างพนักงานเพื่อลดค่าใช้จ่าย และทำให้บางคนไม่มีงานทำเลยก็มี
ไม่ว่าคุณจะอยู่ในสถานการณ์ใดก็ตาม มีสิ่งหนึ่งที่ไม่ว่าใครก็ต้องให้ความสนใจมากที่สุดในตอนนี้ นั่นก็คือ การเงิน ของพวกเขานั่นเอง เพราะเงินคือสิ่งที่ขับเคลื่อนการใช้ชีวิตให้ไปต่อได้ ถ้าบริหารการเงินไม่เป็นในช่วงนี้ จะทำให้คุณตกที่นั่งลำบากเอาได้
ไม่ว่าคุณจะเป็นใคร หรือทำธุรกิจค้าปลีกแบบใด มันอาจจะเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉินที่ทำให้คุณหยุดชะงักชั่วคราว ซึ่งตอนนี้ไม่มีอะไรที่ดีไปกว่า การบริหารการเงินของคุณให้เป็นระเบียบ ด้วยขั้นตอนง่าย ๆ เพียงไม่กี่ขั้นตอน ที่จะช่วยพลิกฟื้นธุรกิจของคุณให้ไม่จมดิ่งไปมากกว่าเดิมแม้จะอยู่ในช่วงยากลำบาก
เราจึงจะมาแนะนำ “แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการทำบัญชี” เพื่อให้การเงินของคุณอยู่ในระดับที่ดีที่สุดในช่วง COVID-19 ที่ถึงแม้ตอนนี้สถานการณ์จะเริ่มดีขึ้นแล้ว แต่เราก็ต้องดูแลเรื่องการเงินให้เป็นไปอย่างราบรื่นเสมอนะคะ
เงิน.. เงิน.. เงิน.. มองไปทางไหนทุกอย่างก็เป็นเงินไปหมดเลยนะคะ คุณจะต้องใช้เงินในทุกช่วงเวลาของการทำธุรกิจ
และเนื่องจาก COVID-19 มีผลกระทบต่อการธุรกิจร้านค้าปลีก วิธีเดียวที่คุณจะอยู่รอดได้ในระยะยาวคือ การบริหารการเงินให้เป็นระเบียบ
โดยการดูการเงินแบบองค์รวมของคุณ ซึ่งคุณต้องเริ่มจากการเคลียร์เอกสารเกี่ยวกับการเงินทุกอย่าง จัดเรียงให้เป็นระเบียบ เพื่อให้คุณมีมุมมองทางการเงินที่สดใหม่และเป็นปัจจุบันมากที่สุด
2.เคลียร์เอกสารเกี่ยวกับการเงิน
ก่อนหน้านี้คุณอาจไม่มีเวลาว่างที่จะมานั่งดูเอกสารรายรับรายจ่ายต่างๆที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน ถึงเวลาแล้วค่ะ ที่คุณจะต้องมาดูแลอย่างถี่ถ้วน โดยเริ่มจาก
-
รวบรวมเอกสารทั้งหมด
หากคุณมีซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการทำบัญชีแล้ว แสดงว่าคุณได้ทำขั้นตอนนี้เรียบร้อยแล้ว แต่หากคุณยังคงใช้บัญชีแยกประเภทแบบเก่า
ให้นำมันออกมาพร้อมกับใบเสร็จ, ใบแจ้งยอดธนาคาร, ใบแจ้งหนี้ใบเรียกเก็บเงิน และเอกสารอื่น ๆ เพื่อจะได้นำมาวิเคราะห์รายรับรายจ่ายต่อไปนั่นเองค่ะ
-
จัดระเบียบการซื้อขาย
ตรวจสอบยอดบัญชีธนาคารและบัตรเครดิตของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าตรงกับความเป็นจริง จัดทำธุรกรรมการซื้อขายบางอันที่ขาดหายไปใหม่ เพื่อให้บันทึกตรงกันทั้งหมด
-
ตรวจสอบระดับสินค้าคงคลัง
ในข้อนี้คุณควรตรวจสอบว่าสินค้าคงคลังจริงมีจำนวนตรงกับลายลักษณ์อักษรที่คุณบันทึกไว้ในเอกสารหรือไม่?
คุณควรตรวจสอบอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่ามันตรงกัน และไม่มีสินค้าไหนหายไปหรือเกินมา
-
วิเคราะห์งบการเงิน
เมื่อจัดระเบียบเอกสารของคุณเรียบร้อยแล้ว ให้หาเวลาซักหน่อยเพื่อสร้างงบการเงินหลัก 3 รายการ ได้แก่
1.งบกำไรขาดทุน
2.Balance Sheet หรือ งบแสดงฐานะการเงิน
3.งบกระแสเงินสด
ให้คุณดูบันทึกเหล่านี้ เพื่อค้นหาจุดที่ต้องให้ความสนใจหรือปักหมุดเพื่อนำมาพิจารณา
( ถ้าคุณมีธุรกิจที่ใหญ่อาจใช้นักบัญชีในการคำนวณตรงนี้ค่ะ )
-
ยื่นภาษีของคุณ
หากธุรกิจของคุณยังไม่จดทะเบียนเป็นบริษัท คุณก็จะต้องไปเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา
ซึ่งในหนึ่งปี กรมสรรพากรให้เวลา 3 เดือนคือ มกราคม – มีนาคม ในการยื่นภาษีของคุณ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณไม่ควรดำเนินการให้เสร็จโดยเร็วที่สุด
ยิ่งยื่นให้เร็วเท่าไหร่ คุณก็จะไม่มีอะไรให้ค้างคา และจะได้ทำการคำนวณรายรับรายจ่ายได้อย่างตรงประเด็นมากที่สุด
3. วิเคราะห์งบกระแสเงินสดด้วยแผน ABC
งบกระแสเงินสดแสดงถึงการได้มาและการใช้ไปของเงินสด ทำให้นักลงทุนทราบถึงสภาพคล่องของกิจการ ซึ่งเรียกว่าได้ว่าเป็น “เส้นหลักของธุรกิจ”
โดยธุรกิจของคุณสามารถที่จะมีผิดพลาดได้มากมาย แต่น่าเสียดายที่กระแสเงินสดไม่ควรเป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดนั้น เพราะถ้าคุณจัดการกระแสเงินสดของคุณไม่สำเร็จหรือมีความผิดพลาดล่ะก็ มีแนวโน้มว่าคุณจะต้องปิดกิจการในทันทีหรือปิดอย่างถาวร
พูดไปแล้วก็ดูน่ากลัวใช่ไหมล่ะคะ แต่อย่าพึ่งกังวลมากเกินไปนะ มาทำความเข้าใจกับกระแสเงินสดแบบง่ายๆกันดีกว่า
กระแสเงินสดเป็นเรื่องง่าย เป็นการเคลื่อนไหวของเงินสดเข้าและออกจากธุรกิจของคุณ
“หากคุณเป็นหนี้เกินกว่ากำลังเงินที่จ่ายได้แสดงว่าคุณมีกระแสเงินสดไม่ดี แต่ถ้าคุณเป็นหนี้น้อยกว่ากำลังเงินที่จ่ายได้แสดงว่าคุณมีกระแสเงินสดที่ดี” ง่ายใช่ไหมล่ะคะ?
แต่ประเด็นหลักของการวิเคราะห์กระแสเงินสดของคุณ ไม่ได้มีเฉพาะเรื่องของกระแสเงินสดในปัจจุบัน ที่คุณใช้จ่ายเกินกำลังหรือไม่ แต่ควรจะเป็นการคาดเดาว่า “กระแสเงินสดในอนาคตของคุณ” จะเป็นอย่างไรด้วย
เพื่อให้คุณสามารถบริหารการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพและป้องกันกระแสเงินสดที่ไม่ดีที่จะเกิดขึ้นได้
ต่อมาคุณควรคิดถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไปสำหรับธุรกิจของคุณ คิดถึงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นและวิธีแก้ไขไว้ล่วงหน้า รวมถึงคาดการณ์ทุกอย่างไว้เสมอ
แผน A:
“คาดการณ์” สิ่งที่จะเกิดขึ้น คุณควรถามตนเองว่า
- คุณวางแผนจะทำยอดขายได้เท่าไหร่?
- คุณวางแผนที่จะลงมือทำตอนไหน?
- คุณจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหรือไม่?
เช่น ถ้าคุณทำธุรกิจ เปิดร้านขายอาหารสัตว์ คุณควรคาดการณ์ว่ายอดขายในร้านมันทำกำไรได้มากหรือน้อย หากมันน้อยลง คุณควรกำหนดยอดขายที่อยากทำเพิ่มขึ้น และกำหนดวิธีการโปรโมทเพื่อเพิ่มยอดขายในทันที
แผน B:
หากสิ่งต่างๆที่คาดการณ์เป็นไปในทางที่ “ดีขึ้น” กว่าที่คุณคิด
สิ่งที่คุณควรจะคิดต่อ มีดังนี้
- รายรับและรายจ่ายของคุณจะเป็นอย่างไร?
- สมมติว่าเราไม่มีภาวะเศรษฐกิจถดถอย หลังจากการระบาดครั้งนี้กระแสเงินสดของคุณจะเป็นยังไง?
ต่อจากร้านขายอาหารสัตว์เมื่อกี้นะคะ ถ้าคุณทำแผนการโปรโมทแล้วยอดขายพุ่งตามเป้า คุณก็มาดูรายรับ-รายจ่าย ว่ามันต้องลงทุนในเรื่องไหนมากที่สุด และรายได้นั้นได้มาจากทางไหนมากที่สุด
จากนั้นก็ให้เน้นการลงทุนโปรโมทในด้านนั้นๆ ถ้าเศรษฐกิจมันดีขึ้นหลังจากโควิด 19 ผ่านพ้นไป คุณควรจะทำการโปรโมทให้ยอดขายพุ่งไปอีกเพื่อทำให้กระแสเงินสดหมุนเวียนไปในทางที่ดี
แผน C :
ในขั้นตอนนี้วางแผนสำหรับสถานการณ์ที่ “เลวร้าย” ที่สุดของคุณ
- ลองคิดดูว่าการแพร่ระบาดของ COVID-19 นี้กินเวลานานกว่าที่ผู้เชี่ยวชาญแนะนำหรือไม่?
- เมื่อผ่านวิกฤตนี้ไปสู่ภาวะถดถอยทางเศรษฐกิจนั่นจะส่งผลต่อกระแสเงินสดของธุรกิจคุณอย่างไร?
อันนี้เป็นการคิดในทางลบหากเศรษฐกิจแย่ ว่าคุณจะรับมือยังไงหากทำยอดขายไม่ได้ตามที่ตั้งเป้าหมาย และมันจะส่งผลต่อกระแสเงินสดของคุณมากหรือน้อย
ดังนั้นคุณควรบริหารจัดการในเรื่องเงินให้ดีและรอบคอบมากที่สุด
4. ประเมินสถานการณ์และทำตามแผน
มาถึงตอนนี้ถ้าคุณได้คำนวณกระแสเงินสดเรียบร้อบแล้ว คุณก็รู้แล้วว่าสถานการณ์เงินสดของคุณจะเป็นยังไงในอนาคต ทีนี้ก็ถึงเวลาวางแผนว่าคุณจะใช้เงินทุนของคุณอย่างไรให้เป็นประโยชน์มากที่สุด
ทุนของคุณนั้นจะเพียงพอให้กิจการดำเนินไปต่อไปไหม รวมถึงจะทำยังไงเพื่อบริหารการเงินให้รายได้ขยับขยายเพิ่มเติม
ถ้าหากคุณคิดว่า รายได้ของคุณไม่เพียงพอต่อค่าใช้จ่าย มาลองย้ายตัวเลขการเงินด้วยกลวิธีต่อไปนี้กันค่ะ
-
ลดค่าใช้จ่าย
ถึงเวลาลดค่าใช้จ่ายและทำให้ธุรกิจของคุณมีความคล่องตัว ลองพิจารณาถึงรายจ่ายส่วนเกินของร้านค้าของคุณ
เช่น สินค้าที่คุณจ่ายเงินเพื่อซื้อมาไว้ในคลังตลอดแต่กำไรไม่กระเตื้องเลย, อุปกรณ์เก่าและเครื่องใช้ไฟฟ้ามีการเรียกเก็บเงินค่าสาธารณูปโภค
ถ้าคุณไม่ได้ใช้คุณควรตัดทิ้งไป เป็นต้น ดูค่าใช้จ่ายของคุณโดยเฉพาะค่าใช้จ่ายที่มากขึ้นแล้วควบคุมมันให้ไม่ฟุ่มเฟือยจนเกินไป
-
เพิ่มรายได้
เพื่อปรับปรุงกระแสเงินสด คุณสามารถทั้งลดรายจ่ายและเพิ่มรายได้หรือทำทั้งสองอย่างควบคู่กันไปก็ได้นะ เพิ่มยอดขายของคุณด้วยการสำรวจกลยุทธ์การสร้างรายได้ใหม่ ๆ ในช่วงหลังจาก COVID-19 ลองปรึกษากันในทีมเพื่อหาวิธีที่ทำให้รายได้เพิ่ม
หากคุณพบสิ่งที่ใช้ได้ผลและเพิ่มมูลค่าจริง ๆ ให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพของสิ่งนั้น ๆ หากไม่ได้ผลให้หยุดและลองสิ่งใหม่ๆดู พยายามคิดหลาย ๆ วิธีให้สร้างสรรค์
เช่น ถ้าคุณเปิดร้านเสริมสวย-ทำเล็บ ช่วงโควิดไม่มีลูกค้าเข้ามาที่ร้านเลย คุณควรโปรโมทลงในโซเชียลมีเดีย เพื่อรับทำเล็บ-เสริมสวยที่บริการถึงบ้าน แล้วคิดในส่วนของการเดินทางเพิ่มเติม
นี่ก็เป็นการเพิ่มรายได้อีกช่องทางหนึ่ง เพราะลูกค้าบางคนไม่สะดวกเดินทาง พวกเขาอาจจะยอมจ่ายเพื่อให้มีคนมาบริการถึงบ้านค่ะ
-
ตัดค่าใช้จ่ายตามดุลยพินิจ
การตัดการใช้จ่ายตามดุลยพินิจในตอนนี้เป็นการปรับสมดุลที่ละเอียดอ่อน ในการทำธุรกิจคุณต้องการสร้างขวัญกำลังใจให้คุณและทีมงาน แต่ในขณะเดียวกันคุณต้องกำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นด้วย โดยการพิจารณาสิ่งที่จำเป็นสำหรับธุรกิจและสิ่งที่ไม่จำเป็น
ตัวอย่างเช่น ในร้านค้าใหญ่ ๆ อย่าง ซุปเปอร์สโตร์ คุณอาจจะมีพนักงานที่มีหน้าที่คอยจัดเรียงสต็อกสินค้า แต่คุณมีแม่บ้านไม่เพียงพอที่ทำความสะอาดอยู่เป็นประจำ แทนที่คุณจะจ้างแม่บ้านเพิ่มในเงินเดือนเต็มจำนวน
คุณอาจจะเปลี่ยนเป็นการจ้างพนักงานสต็อกสินค้าให้เขาทำความสะอาดในช่วงเวลาที่ว่าง และทำการเพิ่มเงินเดือนให้พวกเขา เพื่อสร้างกำลังใจในการอยากทำงานมากขึ้น แถมยังเป็นการลดค่าใช้จ่ายในการจ้างคนเพิ่มของคุณอีกด้วย
อ่านบทความน่าสนใจอื่น ๆ :
แล้วนักบัญชีเนี่ย..ไม่ได้เป็นเพียงคนคำนวณตัวเลขที่คลาดเคลื่อนหรือที่ปรึกษาด้านภาษีเท่านั้นนะ พวกเขายังเป็นนักวางแผนทางการเงินที่ยอดเยี่ยม และมีความสามารถในการคาดการณ์กระแสเงินสดได้เป็นอย่างดี
ฉะนั้นให้พวกเขามาช่วยจัดการเรื่องบัญชีของคุณเถอะ และถ้าจะดีไปกว่านั้นถ้าคุณสามารถบอกให้พวกเขาช่วยพัฒนาการคาดการณ์ในธุรกิจของคุณตั้งแต่เริ่มต้นได้จะดีมาก
นักบัญชียังสามารถช่วยคุณระบุการประหยัดภาษีและกำจัดการใช้จ่ายที่สิ้นเปลืองได้ ซึ่งโดยทั่วไปถ้าคุณสามารถจ้างนักบัญชีได้ ให้พวกเขาช่วยวางแผนบริหารการเงินทั้งหมดของคุณ ใช้เงินให้ตรงจุด เพราะมันจะคุ้มค่ากับราคาที่คุณต้องจ่ายเลยทีเดียว
หากคุณยังไม่มีการทำวงเงินสินเชื่อสำหรับธุรกิจหรือบัตรเครดิตทางธุรกิจ (หรือทั้งสองอย่าง)
แหล่งเงินทุนเหล่านี้เป็นเครดิตหมุนเวียนและคุณไม่มีภาระผูกพันที่จะต้องใช้ หรือพูดง่าย ๆว่า คุณสามารถเก็บไว้ใช้ในสถานการณ์ฉุกเฉินได้โดยไม่ต้องเสียค่าปรับค่าธรรมเนียมหรือดอกเบี้ย
(การไม่เสียดอกเบี้ยในที่นี้หมายถึง พอสิ้นเดือนถ้าคุณจ่ายเงินคืนบัตรเต็มจำนวนที่คุณเอามาใช้ คุณก็จะไม่มีดอกเบี้ยและเหลือวงเงินเต็มจำนวนเท่าเดิม แต่ถ้าคุณผ่อนจ่าย ก็จะคิดเป็นดอกเบี้ยตามที่ธนาคารนั้นๆกำหนดมาค่ะ)
นอกจากนี้ยังมีความยืดหยุ่นสูง ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถใช้งานได้กับทุกความต้องการทางธุรกิจ ไม่ว่าคุณจะต้องใช้เงินทุนสำหรับการจ่ายเงินเพื่อซื้อสินค้าคงคลัง หรืออุปกรณ์ต่างๆในกิจการของคุณก็ใช้ได้เช่นกัน
ในยุคนี้มีแอปพลิเคชั่นมากมายที่สร้างมาเพื่อรองรับการใช้งานและอำนวยความสะดวกในทุกๆรูปแบบของชีวิตประจำวัน ซึ่งคุณอาจจะเลือกบางแอปมาช่วยคุณให้จัดการเงินได้ดียิ่งขึ้น ยกตัวอย่างเช่น
- Spendee Budget & Money Tracker เป็นแอพที่ช่วยดูแลสุขภาพทางการเงินของคุณ ช่วยวางแผนในเรื่องการใช้จ่าย เพื่อที่คุณจะได้ออมเงินมากยิ่งขึ้น
- Lumpsum แอปนี้ช่วยวางแผนการเงินส่วนบุคคลได้อย่างครบถ้วน เปรียบเสมือนเลขาทางการเงินของคุณ ที่รู้ทุกข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นบันทึกรายรับ-รายจ่าย กองทุนรวม ภาษี กู้เงิน และประกันชีวิต
บทความน่าสนใจอื่น ๆ :
✔ สรุป
ทีนี้ก็พอจะรู้วิธีรับมือเกี่ยวกับการบริหารการเงินในสภาวะหลัง COVID-19 กันแล้วนะคะ
นี่ถือว่าเป็นโอกาสในการป้องกันอย่างเท่าทันถึงภาวะถดถอยในธุรกิจค้าปลีกของคุณ ด้วยการคาดการณ์และวางแผนก่อนที่เรื่องฉุกเฉินทางการเงินจะเกิดขึ้น
และมีเงินทุนเตรียมไว้เพื่อธุรกิจของคุณมีความพร้อมที่จะก้าวไปสู่การเติบโต รวมถึงรับมือได้กับการระบาดครั้งใหม่ (ถ้ามันมีขึ้นมาอีกนะ) ที่จะทำให้คุณแข็งแกร่งกว่าที่เคยเป็นมา
ขอบคุณแหล่งข้อมูลจาก :
- Business Bookkeeping: How to Get Your Finances in Order During COVID-19 Downtime by vendhq
- งบกระแสเงินสด (Statement of Cash Flow) by mrlikestock
- ทำธุรกิจ Startup ต้องเตรียมรับมือกับ การเสียภาษี อะไรบ้าง by myaccount-cloud
